Na een periode van vooronderzoek, marktverkenning, aanbesteding en “proof of concept” is het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe met leverancier Picturae tot overeenstemming gekomen om een e-Depotvoorziening te gaan leveren. Op vrijdag 6 maart 2020 hebben beide partijen de overeenkomst ondertekend. Namens het bestuur van het Streekarchivariaat tekende de voorzitter Jan Nathan Rozendaal, burgemeester van de gemeente Elburg.

De digitalisering van de samenleving vormt een uitdaging voor archieven: hoe kunnen we digitale documenten duurzaam bewaren? Hardware en software veranderen namelijk continue: zonder passende maatregelen om digitaal materiaal te preserveren kan de informatie verloren gaan. Het e-Depot is hierop het antwoord: met deze voorziening kan het Streekarchivariaat digitaal archiefmateriaal duurzaam beheren en toegankelijk maken. Dat betekent dat de informatie ook op lange termijn houdbaar en bruikbaar blijft.

“Alle vertrouwen”
Streekarchivaris Hajo de Roo: “Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe heeft de ambitie om het duurzame collectieve geheugen van de regio te zijn. Onderdeel van die ambitie is ook om hét expertisecentrum voor het beheer van betrouwbare digitale informatie te zijn. Het Streekarchivariaat heeft er alle vertrouwen in dat het met de e-Depotoplossing van Picturae vorm kan geven aan deze ambitie en de uitdaging van de digitale transitie aan kan. We kijken uit naar de samenwerking!”.

Robert Tiessen (Sales Director IT, Picturae): “Wij zijn erg blij dat we met gemeente Elburg en de overige vier gemeenten binnen het samenwerkingsverband dit project aan gaan. Na een intensief aanbestedingstraject met uitgebreide Proof of Concept fase is het goed om te zien dat de projectgroep met overtuiging kiest voor onze oplossing. De komende jaren zullen we gezamenlijk optrekken om de implementatie van deze essentiële schakel in de digitale dienstverlening tot een succes te maken”.

Inrichting van het e-Depot
In de komende maanden zal het e-Depot verder worden ingericht. In deze periode kan permanent te bewaren archiefmateriaal handmatig naar het e-Depot overgebracht worden. Op langere termijn is het streven om voor de gemeenten binnen het samenwerkingsverband een volledig geautomatiseerd proces in te richten.

De in het e-Depot opgeslagen informatie zal raadpleegbaar zijn via de zoekfunctionaliteit op de website van het Streekarchivariaat: https://www.streekarchivariaat.nl/.

Wilt u meer weten over het e-Depot, of overweegt u om uw particuliere (digitale) archief over te brengen? Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe wil u graag van dienst zijn!