sm-kaart.jpg

Persoonsgegevens en de nieuwe AVG

Op 25 mei is de nieuwe Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze wet is bedoeld om burgers meer privacy-rechten te geven, vooral om zelf meer controle te krijgen over de persoonsgegevens die over hen door instanties en bedrijven worden vastgelegd. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens.

Dienstverlening

Bij uw eerste bezoek aan het SNWV hebben wij bezoekers gevraagd om een bezoekersregistratieformulier in te vullen. Wanneer u stukken bij ons opvraagt, informatie inwint of onze website bezoekt verstrekt u persoonsgegevens aan ons, waarmee we gerichte communicatie met u kunnen onderhouden. Denk hierbij niet alleen aan uw naam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook aan uw IP-adres als u onze website bezoekt.

Deze gegevens verwerken wij om onze wettelijke taken ten aanzien van het archiefbeheer en de beschikbaarstelling van openbare documenten uit te kunnen voeren.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt. Zo worden de persoonsgegevens die u verstrekt bij het aanvragen van stukken na een jaar verwerkt tot anonieme bezoekersstatistieken; de vastgelegde persoonsgegevens worden daarna vernietigd. U heeft te allen tijde recht om de door ons over u verwerkte persoonsgegevens in te zien (recht van inzage) en het recht om uw gegevens eerder uit onze administraties te laten verwijderen (recht op vergetelheid). Uw persoonsgegevens worden door ons niet gebruikt voor commerciële doeleinden, en niet met derden gedeeld zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Archiveren en uw persoonsgegevens

Ten aanzien van de door ons beheerde archieven geldt in het algemeen, dat het bewaren van deze documenten berust op een wettelijke verplichting. Voor het ‘archiveren in het algemeen belang’, met andere woorden voor overheidsdocumenten die bewaard moeten worden voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek, gelden afzonderlijke regels. Zo kunt u uw gegevens niet zonder meer laten verwijderen uit te bewaren archieven, omdat daarmee de archivering in het algemeen belang onmogelijk dreigt te worden en de duurzame toegankelijkheid van informatie in gevaar komt. Wel mag men een eigen visie laten toevoegen.


Welke documenten wel bewaard worden, en welke gegevens worden vernietigd wordt vastgelegd in landelijk vastgestelde selectielijsten. Voor uiteindelijk te vernietigen documenten worden strikte vernietigingstermijnen aangehouden door de gemeenten, waarop door het SNWV toezicht wordt gehouden. Deze selectielijsten worden altijd openbaar gemaakt. Ook zal daarin aangegeven gaan worden waarom de te bewaren persoonsgegevens zijn verzameld. De permanent te bewaren archieven worden in principe na twintig jaar overgedragen aan het SNWV. Na overdracht zijn archieven in principe openbaar, tenzij hieraan op basis van de AVG beperkingen zijn gelegd. Het SNWV hanteert passende waarborgen om uw privacy te waarborgen. Dit doen we door archieven bijvoorbeeld wel te bewaren, maar niet actief beschikbaar te stellen. Anonimiseren en pseudonimisering als maatregelen worden enkel toegepast als dit omkeerbaar gebeurt; permanente verwijdering van persoonsgegevens tast namelijk de authenticiteit van informatie aan. 

Informatiebeveiliging

Aan de informatiebeveiliging van de persoonsgegevens die in de door ons beheerde, te bewaren archiefstukken zijn vastgelegd wordt door ons veel aandacht besteed. We hebben daartoe zowel voor papieren als ook voor digitale archiefstukken de nodige, deels wettelijk vastgelegde organisatorische en technische voorzorgsmaatregelen genomen. Onze medewerkers hebben speciale autorisatie nodig om toegang te krijgen tot gegevens, en zijn bovendien gehouden aan hun geheimhoudingsplicht.

Met derde partijen die we contracteren om de door ons beheerde archieven beter toegankelijk te maken (denk aan digitalisering of indexering) sluiten we verwerkersovereenkomsten, waarin verantwoordelijkheden en te nemen maatregelen en waarborgen voor het beschermen van persoonsgegevens zijn vastgelegd.

Functionaris gegevensbescherming
De AVG verplicht overheidsorganisaties tot het aanwijzen van een functionaris gegevensbescherming. Deze houdt toezicht op het privacy-beleid van de organisatie(s), functioneert als aanspreekpunt bij klachten of vragen van burgers, en als meldpunt voor eventueel optredende datalekken.

Het SNWV is een gemeenschappelijke regeling van vijf deelnemende gemeenten, te weten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek. Ten aanzien van de gemeentelijke archieven zijn de individuele gemeentebesturen de zorgdrager voor de archieven, en daarmee ook de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkte persoonsgegevens in de te bewaren archieven. Als functionaris gegevens bescherming treedt namens het SNWV (vooralsnog) de functionaris gegevensbescherming van de gemeente Elburg (penvoerder) op.

Vragen of een melding doen? U kunt contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van de gemeente Elburg via www.elburg.nl.

Wilt u meer weten over de AVG en uw privacy-rechten? Ga dan naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via http://autoriteitpersoonsgegevens.nl.